Każde zapytanie od klienta wymaga szybkiej i rzeczowej odpowiedzi. Gdy wiadomości e-mail, czaty i telefony zaczynają zajmować coraz więcej czasu, łatwo o opóźnienia, frustrację klientów i przeciążenie zespołu.
Outsourcing obsługi klienta pozwala przekazać codzienną komunikację z klientami zewnętrznemu zespołowi. Dzięki temu firma utrzymuje wysoki standard obsługi, skraca czas odpowiedzi i odciąża pracowników od powtarzalnych zadań.
Outsourcing obsługi klienta polega na przekazaniu zewnętrznemu partnerowi obsługi zapytań klientów zgodnie z procedurami obowiązującymi w firmie. Usługa może obejmować kontakt przez e-mail, czat, telefon lub kilka kanałów jednocześnie.
Celem nie jest zastąpienie Twojej firmy w kontakcie z klientem, ale zapewnienie sprawnej, terminowej i profesjonalnej komunikacji na każdym etapie współpracy.
obsługę wiadomości e-mail,
obsługę czatu na stronie internetowej,
telefoniczną obsługę klienta,
udzielanie informacji o produktach i usługach,
odpowiadanie na najczęściej zadawane pytania,
przekazywanie zgłoszeń do odpowiednich działów,
obsługę formularzy kontaktowych,
kontakt z klientami po zakupie
Zakres współpracy dopasowujemy do sposobu komunikacji oraz standardów obowiązujących w Twojej firmie.
Outsourcing obsługi klienta sprawdza się wtedy, gdy liczba zapytań zaczyna przekraczać możliwości obecnego zespołu lub przedsiębiorca nie jest w stanie odpowiadać klientom na bieżąco.
Najczęściej firmy decydują się na takie rozwiązanie, gdy:
odpowiedzi na wiadomości zajmują zbyt dużo czasu
klienci oczekują szybkiego kontaktu
pracownicy są przeciążeni bieżącą komunikacją
firma rozwija sprzedaż i liczba zapytań stale rośnie
potrzebne jest wsparcie w obsłudze wielu kanałów kontaktu
przedsiębiorca chce poprawić jakość obsługi bez zatrudniania kolejnych osób
Dobrze zorganizowana obsługa klienta wpływa nie tylko na satysfakcję klientów, ale również na wizerunek firmy i skuteczność sprzedaży.
Porozmawiajmy o tym, jak zorganizować obsługę klienta w Twojej firmie i które kanały komunikacji warto przekazać zewnętrznemu zespołowi
Outsourcing obsługi klienta może obejmować jeden lub kilka kanałów komunikacji. Zakres współpracy zależy od sposobu, w jaki Twoi klienci najczęściej kontaktują się z firmą.
Najczęściej przejmujemy:
obsługę wiadomości e-mail,
obsługę czatu na stronie internetowej,
telefoniczną obsługę klienta,
odpowiadanie na formularze kontaktowe,
przekazywanie zgłoszeń do odpowiednich osób,
udzielanie informacji o ofercie,
kontakt z klientami po zakupie.
Nie musisz przekazywać całej obsługi klienta. Współpracę możesz rozpocząć od jednego kanału i stopniowo rozszerzać jej zakres
Outsourcing obsługi klienta sprawdza się wtedy, gdy liczba zapytań zaczyna przekraczać możliwości obecnego zespołu lub przedsiębiorca nie jest w stanie odpowiadać klientom na bieżąco.
Najczęściej firmy decydują się na takie rozwiązanie, gdy:
kanały komunikacji, które mają zostać objęte obsługą
zakres udzielanych informacji
scenariusze odpowiedzi
sposób przekazywania bardziej złożonych zgłoszeń
godziny obsługi
sposób raportowania
Po wdrożeniu przejmujemy codzienną komunikację z klientami, pozostając w stałym kontakcie z Twoim zespołem.
Chcesz zobaczyć, jak wygląda cały proces współpracy?
Dowiedz się więcej na stronie „Jak to działa?”.
Sprawdź, jak możemy wesprzeć Twój zespół i przejąć codzienny kontakt z klientami.
Outsourcing obsługi klienta pozwala zapewnić klientom szybką i profesjonalną komunikację bez konieczności rozbudowy własnego zespołu. To rozwiązanie poprawia jakość obsługi i odciąża pracowników od powtarzalnych kontaktów. Najważniejsze korzyści to:
krótszy czas odpowiedzi na wiadomości
większa dostępność dla klientów
spójny standard komunikacji
odciążenie zespołu od bieżącej obsługi zapytań
możliwość obsługi wielu kanałów jednocześnie
większe zadowolenie klientów
elastyczne dopasowanie zakresu współpracy
Szybka i rzetelna komunikacja wpływa na doświadczenia klientów, buduje zaufanie do marki i zwiększa szansę na ponowny kontakt lub zakup.
Usługa sprawdzi się wszędzie tam, gdzie regularny kontakt z klientami jest ważnym elementem działalności firmy. Najczęściej współpracujemy z:
sklepami internetowymi
firmami usługowymi
placówkami medycznymi
kancelariami
firmami szkoleniowymi
branżą beauty
producentami
przedsiębiorstwami B2B
Zakres współpracy dopasowujemy do liczby zgłoszeń oraz sposobu komunikacji z klientami
Telefoniczna obsługa klienta jest jednym z elementów outsourcingu obsługi klienta. Wiele firm korzysta jednak z kilku kanałów komunikacji jednocześnie, dlatego warto zadbać o ich spójność. Outsourcing obsługi klienta może obejmować:
Jeżeli zależy Ci wyłącznie na odbieraniu połączeń i prowadzeniu wirtualnej recepcji, zobacz również usługę Obsługa telefoniczna firm.
Najczęściej firmy decydują się na outsourcing wtedy, gdy liczba wiadomości i zapytań zaczyna wpływać na jakość obsługi lub tempo pracy zespołu. Najczęstsze wyzwania to:
zbyt długi czas odpowiedzi na wiadomości
pozostawione bez odpowiedzi zapytania klientów
przeciążenie pracowników bieżącą komunikacją
brak spójnego standardu obsługi
trudności z obsługą kilku kanałów jednocześnie
spadek satysfakcji klientów
Przekazanie codziennej komunikacji zewnętrznemu zespołowi pozwala uporządkować proces obsługi i zapewnić klientom szybszy kontakt z firmą
odbieranie połączeń i wirtualna recepcja
obsługa leadów, kampanie telefoniczne i follow-up
wsparcie procesów administracyjnych w firmie
sprawdź dostępne modele współpracy
Outsourcing obsługi klienta pozwala usprawnić komunikację z klientami, skrócić czas odpowiedzi i odciążyć Twój zespół od codziennych zapytań. Dzięki temu możesz zapewnić wysoki standard obsługi bez konieczności rozbudowy wewnętrznego działu customer support.
Każda firma komunikuje się z klientami w inny sposób, dlatego zakres współpracy zawsze dopasowujemy do Twoich potrzeb oraz kanałów kontaktu, z których korzystają Twoi klienci.
