Nieodebrane połączenie często oznacza utraconą szansę na pozyskanie klienta lub opóźnienie w realizacji ważnej sprawy. Obsługa telefoniczna firm pozwala zapewnić ciągłość kontaktu z klientami bez konieczności zatrudniania recepcjonistki lub tworzenia dodatkowego stanowiska pracy.
Usługa sprawdza się zarówno jako stałe wsparcie przedsiębiorstwa, jak i rozwiązanie na czas urlopu, choroby czy zwiększonej liczby połączeń.
Obsługa telefoniczna firm polega na przejęciu odbierania połączeń przychodzących i prowadzeniu rozmów w imieniu Twojej firmy zgodnie z ustalonymi zasadami.
Klient otrzymuje szybką odpowiedź lub jego wiadomość zostaje przekazana odpowiedniej osobie. Dzięki temu firma pozostaje dostępna, nawet gdy właściciel lub pracownicy nie mogą odebrać telefonu.
odbieranie połączeń telefonicznych
przekierowanie połączeń do właściwej osoby
przyjmowanie wiadomości od klientów
udzielanie podstawowych informacji o firmie
umawianie spotkań
prowadzenie kalendarza
obsługę nieodebranych połączeń
przekazywanie informacji po zakończonych rozmowach
W praktyce oznacza to, że każdy telefon jest obsługiwany zgodnie z wcześniej ustalonymi procedurami
Usługa jest dobrym rozwiązaniem wtedy, gdy odbieranie telefonów utrudnia codzienną pracę lub firma nie jest w stanie zapewnić stałej dostępności dla klientów.
Najczęściej przedsiębiorcy decydują się na współpracę, gdy:
prowadzą spotkania z klientami
wykonują pracę w terenie
często podróżują
pracują samodzielnie
nie chcą zatrudniać recepcjonistki na pełny etat
potrzebują zastępstwa podczas urlopu lub choroby
liczba telefonów znacząco wzrosła
Dzięki temu klienci mogą skontaktować się z firmą niezależnie od sytuacji
Opowiedz nam, jak wygląda kontakt z klientami w Twojej firmie. Pomożemy dobrać zakres obsługi do liczby połączeń i sposobu pracy.
Zakres współpracy zależy od potrzeb firmy. Najczęściej przejmowane są powtarzalne zadania związane z pierwszym kontaktem telefonicznym.
Każde połączenie odbierane jest zgodnie z ustalonym scenariuszem rozmowy. Klient otrzymuje podstawowe informacje lub jego sprawa zostaje przekazana do odpowiedniej osoby.
Wirtualna recepcja pełni funkcję tradycyjnej recepcji, ale działa zdalnie.
Najczęściej obejmuje:
● odbieranie telefonów,
● przekazywanie wiadomości,
● informowanie o godzinach pracy,
● umawianie spotkań,
● prowadzenie kalendarza.
To rozwiązanie szczególnie dobrze sprawdza się w małych i średnich firmach.
Nie każda rozmowa wymaga zaangażowania właściciela firmy.
Połączenia mogą być:
● przekierowywane do odpowiednich pracowników,
● przekazywane po wstępnej weryfikacji,
● zapisywane jako wiadomości z prośbą o kontakt.
Dzięki temu przedsiębiorca odbiera tylko te telefony, które rzeczywiście wymagają jego
uwagi.
Nieodebrane telefony często oznaczają utracone możliwości biznesowe.
Usługa pozwala ograniczyć ten problem poprzez:
● szybki kontakt z klientem,
● przekazanie informacji o próbie kontaktu,
● zapisanie danych osoby dzwoniącej,
● ustalenie dogodnego terminu oddzwonienia.
To rozwiązanie zwiększa dostępność firmy bez konieczności ciągłego odbierania telefonu.
Rozpoczęcie współpracy nie wymaga skomplikowanego wdrożenia. Najpierw poznajemy sposób działania Twojej firmy, a następnie ustalamy zasady obsługi połączeń.
Na początku określamy:
godziny odbierania telefonów
sposób przedstawiania się
najczęściej zadawane pytania
osoby odpowiedzialne za poszczególne sprawy
sposób przekazywania wiadomości
sytuacje wymagające natychmiastowego kontaktu
Dzięki temu osoby dzwoniące otrzymują spójną i profesjonalną obsługę, zgodną z zasadami obowiązującymi w Twojej firmie
Chcesz zobaczyć, jak wygląda współpraca krok po kroku? Dowiedz się więcej na stronie
„Jak to działa?”.
Profesjonalna obsługa telefoniczna pozwala zapewnić klientom stały kontakt z firmą i odciąża przedsiębiorcę od konieczności odbierania każdego połączenia. Dzięki temu możesz skupić się na pracy, nie martwiąc się o utracone telefony.
Najważniejsze korzyści:
większa dostępność dla klientów
mniej nieodebranych połączeń
uporządkowana komunikacja telefoniczna
oszczędność czasu właściciela firmy
możliwość pracy bez ciągłych przerw
zastępstwo podczas urlopu lub nieobecności
brak konieczności zatrudniania recepcjonistki na etat
Klient nie musi wiedzieć, że rozmowę prowadzi zewnętrzna osoba. Otrzymuje sprawną obsługę zgodną z ustalonym standardem komunikacji Twojej firmy
Przygotujemy model współpracy uwzględniający liczbę połączeń, godziny pracy oraz sposób kontaktu z klientami
Obsługa telefoniczna firm sprawdza się wszędzie tam, gdzie telefon jest podstawowym kanałem kontaktu z klientem.
Najczęściej korzystają z niej:
kancelarie prawne
gabinety medyczne
biura rachunkowe
firmy budowlane
firmy transportowe
firmy szkoleniowe
salony beauty i wellness
firmy usługowe
jednoosobowe działalności gospodarcze
Usługa jest szczególnie przydatna przedsiębiorcom, którzy większość dnia spędzają na spotkaniach, w terenie lub wykonują pracę wymagającą pełnego skupienia
Oba rozwiązania mają ten sam cel – zapewnienie sprawnej obsługi telefonicznej. Różnią się jednak organizacją pracy oraz sposobem rozliczenia.
Dla wielu małych i średnich przedsiębiorstw wirtualna recepcja jest bardziej elastycznym rozwiązaniem niż tworzenie nowego stanowiska pracy.
Najczęściej przedsiębiorcy decydują się na obsługę telefoniczną wtedy, gdy nie są w stanie odbierać wszystkich połączeń lub chcą poprawić organizację kontaktu z klientami.
Usługa pomaga, gdy:
telefon dzwoni podczas spotkań z klientami
trudno oddzwonić do wszystkich osób
część połączeń pozostaje nieodebrana
właściciel firmy pracuje samodzielnie
firma potrzebuje zastępstwa podczas urlopu
odbieranie telefonów utrudnia wykonywanie bieżących obowiązków
Dzięki temu kontakt z klientami pozostaje płynny, a przedsiębiorca może skupić się na prowadzeniu działalności.
Jeżeli Twoja firma potrzebuje wsparcia sprzedaży, obsługi leadów lub kampanii telefonicznych, zobacz również usługę Contact Center.
Wirtualna Asystentka Administracyjna
gdy chcesz przekazać również zadania administracyjne i organizacyjne.
kompleksowe wsparcie administracyjne dla przedsiębiorstw
dla firm potrzebujących wsparcia sprzedaży, kampanii telefonicznych i obsługi leadów.
sprawdź dostępne pakiety oraz sposób rozliczeń
Jak nie tracić klientów przez nieodebrane telefony
dowiedz się, jak poprawić dostępność swojej firmy
Nie każdy telefon można odebrać od razu, ale każdy klient oczekuje możliwości szybkiego kontaktu z firmą. Obsługa telefoniczna firm pozwala zapewnić profesjonalną komunikację, ograniczyć liczbę nieodebranych połączeń i uporządkować codzienną organizację pracy – bez konieczności zatrudniania recepcjonistki na etat.
Każda firma działa inaczej, dlatego przed rozpoczęciem współpracy poznajemy sposób obsługi połączeń i wspólnie ustalamy zakres wsparcia. Dzięki temu usługa odpowiada rzeczywistym potrzebom Twojego biznesu, a nie gotowemu schematowi.
