Wirtualna asystentka to osoba lub zespół, który zdalnie wspiera firmę w codziennych zadaniach administracyjnych, organizacyjnych i komunikacyjnych. Może obsługiwać e-maile, kalendarz, telefony, dokumenty, klientów, research i social media.
Możesz zlecić m.in. obsługę skrzynki e-mail, umawianie spotkań, odbieranie telefonów, przygotowanie zestawień, research, kontakt z klientami, porządkowanie dokumentów, wsparcie fakturowania, publikacje w social media i podstawową obsługę administracyjną.
Sprawdź pełny zakres: usługi wirtualnej asystentki.
Koszt zależy od liczby godzin i zakresu zadań. Możesz wybrać stawkę godzinową, pakiet miesięczny albo indywidualną wycenę. Im większy pakiet, tym niższa stawka za godzinę.
Zobacz szczegóły: cennik wirtualnej asystentki.
Nie zawsze. Model współpracy zależy od wybranego pakietu. Przy mniejszych zakresach możliwa jest elastyczna współpraca, a przy większych pakietach ustalamy warunki indywidualnie, aby zapewnić stałą dostępność zespołu.
Tak. Virtuasis może prowadzić obsługę telefoniczną firmy, odbierać połączenia, zapisywać wiadomości, umawiać spotkania i przekazywać najważniejsze informacje zgodnie z ustalonym skryptem.
Więcej: obsługa telefoniczna firmy.
Tak. Jeżeli potrzebujesz niewielkiego wsparcia, możesz zacząć od małego pakietu albo rozliczenia godzinowego. To dobry sposób, aby sprawdzić, jak działa współpraca z asystentką online.
Tak. Pracujemy zdalnie z klientami z całej Polski, w tym z Warszawy. Dla firm lokalnych możemy obsługiwać kalendarz, telefony, zapytania klientów i administrację.
Sprawdź: wirtualna asystentka Warszawa.
Tak. Pracujemy zgodnie z ustalonymi zasadami poufności. Możemy podpisać NDA, ograniczyć dostępy do wybranych narzędzi i pracować na procedurach zaakceptowanych przez Twoją firmę.
Tak. Pracujemy zgodnie z ustalonymi zasadami poufności. Możemy podpisać NDA, ograniczyć dostępy do wybranych narzędzi i pracować na procedurach zaakceptowanych przez Twoją firmę.
W wielu firmach tak, szczególnie jeśli chodzi o administrację, kalendarz, telefony, dokumenty, research i korespondencję. Jeśli jednak potrzebujesz osoby fizycznie obecnej w biurze, wirtualna asystentka może przejąć tylko zadania możliwe do wykonania zdalnie.
Tak. Możesz zwiększyć lub zmniejszyć zakres współpracy zależnie od bieżących potrzeb. To jedna z głównych przewag modelu wirtualnej asystentki nad zatrudnieniem pracownika na etat.
Najprościej zacząć od konsultacji. Opowiesz nam o zadaniach, które chcesz delegować, a my zaproponujemy zakres, pakiet i sposób wdrożenia.
Przeczytaj poradnik: Jak zatrudnić wirtualną asystentkę?
Obsługa telefoniczna firm koncentruje się przede wszystkim na odbieraniu i wykonywaniu połączeń według ustalonych zasad. Contact center ma szerszy zakres — może łączyć telefon, e-mail, czat, formularze internetowe i inne kanały kontaktu, zapewniając klientom spójną obsługę w jednym miejscu.
W ramach podstawowej usługi możemy realizować odbieranie połączeń, udzielać informacji, zapisywać zgłoszenia, przekazywać wiadomości oraz kierować rozmowy do odpowiednich osób. Taka recepcja telefoniczna sprawdza się zwłaszcza w firmach, które chcą ograniczyć liczbę nieodebranych telefonów bez tworzenia własnego stanowiska recepcyjnego.
Bardziej rozbudowane contact center może dodatkowo prowadzić obsługę inbound, odpowiadać na wiadomości klientów, obsługiwać reklamacje, umawiać spotkania oraz realizować kampanie outbound, np. badania satysfakcji, potwierdzanie wizyt lub kontakt z potencjalnymi klientami.
Zewnętrzne contact center pozwala korzystać z zespołu konsultantów bez konieczności samodzielnego prowadzenia rekrutacji, organizowania stanowisk pracy i zarządzania grafikiem. Outsourcing obsługi telefonicznej może obejmować zarówno stałą, kompleksową współpracę, jak i wybrane zadania dopasowane do aktualnych potrzeb firmy.
Odbieranie połączeń na czas urlopu może zostać uruchomione jako usługa czasowa, bez konieczności nawiązywania całorocznej współpracy. Przejmujemy kontakt z klientami podczas nieobecności właściciela, pracownika recepcji lub innej osoby odpowiedzialnej za telefon firmowy.
Taka obsługa telefonu pod nieobecność pozwala zachować ciągłość działania firmy w okresie urlopów, zwolnień lekarskich, szkoleń lub nieprzewidzianych braków kadrowych. Przed rozpoczęciem współpracy ustalamy zakres przekazywanych informacji, sposób przyjmowania zgłoszeń oraz sytuacje, w których rozmowa powinna zostać skierowana do konkretnej osoby.
Oferujemy również wsparcie przy wzmożonym ruchu, np. podczas promocji, kampanii reklamowej, zapisów na wydarzenie albo w godzinach największej liczby telefonów. Obsługa telefoniczna w sezonie może zostać dopasowana do okresowych zmian zapotrzebowania, charakterystycznych m.in. dla branży turystycznej, medycznej, szkoleniowej czy e-commerce.
Doraźna obsługa połączeń może trwać kilka dni, kilka tygodni lub przez wcześniej ustalony okres. Dzięki temu firma korzysta z rozwiązania wtedy, gdy rzeczywiście go potrzebuje. Taka elastyczna obsługa telefoniczna pomaga realizować cel, jakim jest brak nieodebranych połączeń, bez konieczności zatrudniania dodatkowego pracownika na stałe.
Wirtualna recepcja medyczna przejmuje telefoniczny i elektroniczny kontakt z pacjentami zgodnie z procedurami ustalonymi z placówką. Może obsługiwać zapisy, zmiany terminów, odwołania wizyt, pytania organizacyjne oraz przekazywanie zgłoszeń do odpowiednich osób w klinice lub przychodni.
Realizowana przez nas rejestracja pacjentów może obejmować m.in. umawianie wizyt, sprawdzanie dostępnych terminów, przekazywanie informacji o przygotowaniu do badania oraz potwierdzanie lub przekładanie rezerwacji.
Jako call center dla klinik i przychodni dopasowujemy sposób prowadzenia rozmów do rodzaju placówki, dostępnych usług i obowiązujących procedur. Obsługa telefoniczna pacjenta odbywa się na podstawie przygotowanych scenariuszy, instrukcji oraz zasad dotyczących bezpieczeństwa i ochrony danych.
Zewnętrzna rejestracja medyczna może wspierać własną recepcję placówki w godzinach największego ruchu, przejąć połączenia poza wybranymi godzinami albo kompleksowo prowadzić pierwszy kontakt z pacjentami. Outsourcing recepcji medycznej pomaga ograniczyć liczbę nieodebranych telefonów, odciążyć personel pracujący na miejscu i poprawić dostępność placówki dla pacjentów.
Cena zależy przede wszystkim od liczby kontaktów, zakresu powierzonych zadań, godzin dostępności konsultantów oraz stopnia złożoności obsługi. Inaczej wyceniane jest proste odbieranie telefonu i przekazywanie wiadomości, a inaczej kompleksowa obsługa obejmująca sprzedaż, rejestrację, e-mail i czat.
Na koszt obsługi telefonicznej wpływają również wymagany czas reakcji, liczba obsługiwanych numerów, dostęp do systemów klienta, sposób raportowania oraz konieczność przygotowania dedykowanych procedur. Rozliczenie może bazować na pakiecie godzin, czasie pracy konsultantów, liczbie wykonanych czynności lub modelu takim jak rozliczenie za połączenie.
Odpowiedź na pytanie, czy outsourcing recepcji się opłaca, wymaga porównania pełnych kosztów obu rozwiązań. Koszt zatrudnienia recepcjonistki to nie tylko wynagrodzenie, lecz także składki, urlopy, zwolnienia, rekrutacja, szkolenie, sprzęt, oprogramowanie oraz organizacja zastępstw.
Hasło outsourcing taniej niż etat nie oznacza, że w każdej sytuacji będzie to najtańsza opcja. Największe oszczędności pojawiają się zwykle wtedy, gdy firma nie potrzebuje pracownika przez cały dzień, liczba połączeń jest zmienna albo konieczne byłoby zatrudnienie kilku osób, aby zapewnić zastępstwa i obsługę w szerszych godzinach.
Dokładną wycenę przygotowujemy po krótkiej analizie potrzeb, przewidywanej liczby kontaktów i zakresu obowiązków.
